隨著世界信息化進(jìn)程的不斷加快，信息安全與保密問(wèn)題，以及一個(gè)能夠管理大型會(huì)議系統(tǒng)，引起了各界的廣泛關(guān)注。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)會(huì)議文件傳輸中，由于每次會(huì)議的召開(kāi)，會(huì)議主持人需要編輯會(huì)議的主題和內(nèi)容。在打印、復(fù)印、裝訂等過(guò)程中，有許多中間環(huán)節(jié)，給保密會(huì)議帶來(lái)了許多不可預(yù)見(jiàn)的風(fēng)險(xiǎn)。我們的保密會(huì)議系統(tǒng)可以從根本上傳統(tǒng)方法帶來(lái)的各種隱患。

　　會(huì)議系統(tǒng)目前在很多大型企業(yè)已經(jīng)逐漸應(yīng)用并備受青睞，企業(yè)無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng) 功能、效率快，還能節(jié)約紙張資源，從而提高執(zhí)行力和信息溝通水平，為企業(yè)科學(xué)發(fā)展提供了技術(shù)保障，因此根據(jù)企業(yè)發(fā)展需要構(gòu)建企業(yè)無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)是必要的，也是可行的。

　　一、企業(yè)會(huì)議系統(tǒng)現(xiàn)狀

　　部分企業(yè)在開(kāi)會(huì)前，工作人員需要打印大量會(huì)議資料和桌面席卡，會(huì)前的準(zhǔn)備過(guò)程繁瑣，工作量大且缺乏應(yīng)變能力;會(huì)場(chǎng)排位手工管理、機(jī)動(dòng)性差、效率低。會(huì)議簽到、表決、會(huì)討、視頻、數(shù)據(jù)服務(wù)等系統(tǒng)相互獨(dú)立，規(guī)模龐大，集成性差：會(huì)中文件量大，分發(fā)效率不高;與會(huì)人員交互時(shí)需要操作多套設(shè)備(音頻、視頻、文件操作等)，增加系統(tǒng)使用難度。與會(huì)人員桌面布局復(fù)雜，物品繁多凌亂。視頻信息集中于傳統(tǒng)大屏幕，距離遠(yuǎn)者觀看困難，且不便實(shí)時(shí)交互;會(huì)中與會(huì)者對(duì)資料的修改、批注、意見(jiàn)等情況難以歸納記錄，與會(huì)者討論、投票表決等內(nèi)容無(wú)法自動(dòng)保存等，與會(huì)者與服務(wù)人員間溝通不順暢：會(huì)后一方面與會(huì)者攜帶資料離場(chǎng)，企業(yè)重大機(jī)密信息可能存在泄密風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)而導(dǎo)致重大商業(yè)損失，另一方面會(huì)后資料的收集、管理也會(huì)耗費(fèi)大量人力、物力且會(huì)造成大量紙張浪費(fèi)。

　　二、無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)的意義

　　無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)是自動(dòng)化數(shù)字化操作系統(tǒng)，所有電子版會(huì)議資料都能夠進(jìn)行終端瀏覽及操作，明確與會(huì)者職能和授權(quán)。服務(wù)器端設(shè)定排位信息后直接更新到各終端，無(wú)需人工干預(yù)。無(wú)紙化終端集成各種會(huì)議服務(wù)功能，一臺(tái)終端滿足與會(huì)人員各種需求。與會(huì)人員僅操作無(wú)紙化終端，觸摸屏操作簡(jiǎn)單靈活便捷。桌面整潔有序，美觀大方。與會(huì)人員可操作個(gè)人終端，調(diào)整更佳視角，不再為距離苦惱。歸檔方式可自由選擇、將討論的會(huì)議文件做上標(biāo)注、便于會(huì)后整理、存檔。會(huì)議呼叫一鍵完成，不再干擾會(huì)議進(jìn)程。會(huì)議資料瀏覽、下載權(quán)限由管理員控制，保密方案確保信息安全，防黑客設(shè)計(jì)保障會(huì)議不受干擾，有助于實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公，全力推行電子政務(wù)，推進(jìn)企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)。

　　三、無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)基本構(gòu)成要素、功能特點(diǎn)分析

　　無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)由三大部分組成：服務(wù)器端、會(huì)務(wù)端和客戶終端。其中服務(wù)器端可實(shí)現(xiàn)會(huì)議申請(qǐng)、會(huì)議審批、會(huì)議管理等功能，操作人員只要操作網(wǎng)絡(luò)中的任意一臺(tái)電腦，用管理員的身份登錄系統(tǒng)，就可以完成會(huì)議前和會(huì)議后所提供的全部管理操作，方便系統(tǒng)的使用與維護(hù)。會(huì)務(wù)端是會(huì)議過(guò)程中的操作端，負(fù)責(zé)會(huì)議運(yùn)行過(guò)程中的資料上傳、界面共享的切換、表決議題的發(fā)起等操作。客戶終端是與會(huì)者客戶端運(yùn)行的界面，可實(shí)現(xiàn)會(huì)議簽到、會(huì)議信息瀏覽、會(huì)議布局瀏覽、與會(huì)人員信息查詢、會(huì)議資料交流、界面共享、投票表決、網(wǎng)上瀏覽、視頻點(diǎn)播、資料導(dǎo)出、呼叫服務(wù)等功能。

　　移動(dòng)無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)適用于有移動(dòng)會(huì)議及無(wú)紙化會(huì)議的企業(yè)，從目前的運(yùn)行情況反饋，系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定可靠，滿足使用單位的移動(dòng)會(huì)議及無(wú)紙化會(huì)議的需求。

　　隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，大規(guī)模會(huì)議的部署越來(lái)越普遍。電磁技術(shù)的應(yīng)用可以在會(huì)議期間在顯示器表面直接書(shū)寫(xiě)、標(biāo)記、注釋和進(jìn)行交互式簡(jiǎn)報(bào)，從而提高會(huì)議效率。

　　無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)場(chǎng)景主要應(yīng)用于政府、司法、金融、教育、企業(yè)等單位。

　　無(wú)紙會(huì)議終端有多種形式：液晶升降會(huì)議終端、翻轉(zhuǎn)液晶終端、平板無(wú)紙、桌面會(huì)議終端等。目前，主流產(chǎn)品是超薄液晶升降無(wú)紙會(huì)議終端，高端、大氣、充滿科技感。